퇴사자가 발생하면 회사에서는 4대보험 상실신고를 진행해야 한다.
처음 경리 업무를 할 때는 퇴사자 처리라고 하면 마지막 급여 정리하고, 4대보험 상실신고만 하면 끝나는 줄 알았다.
그런데 실제로 해보면 퇴사일, 자격상실일, 상실 사유, 마지막 급여, 연차 정산, 퇴직금 또는 퇴직연금, 이직확인서 여부까지 같이 확인해야 해서 생각보다 챙길 일이 많다.
특히 작은 회사에서는 인사팀, 급여팀, 총무팀이 따로 나뉘어 있지 않은 경우가 많다. 그러다 보니 퇴사자 처리도 대부분 경리나 관리 담당자가 같이 챙기게 된다.
나도 처음에는 하나씩 찾아보면서 처리했던 업무라, 이번 글에서는 퇴사자 4대보험 상실신고 방법과 회사에서 미리 준비하면 좋은 정보들을 정리해보려고 한다.
퇴사자 4대보험 상실신고란?
퇴사자 4대보험 상실신고는 근로자가 퇴사하면서 회사 소속 직장가입자 자격을 상실했다는 내용을 신고하는 절차다.
보통 회사에서 확인해야 하는 4대보험은 아래와 같다.
- 국민연금
- 건강보험
- 고용보험
- 산재보험
실무에서는 4대사회보험 정보연계센터, 건강보험 EDI, 고용산재 토탈서비스 등을 이용해서 신고하는 경우가 많다.
회사마다 기존에 사용하던 신고 경로가 다를 수 있기 때문에, 처음 처리하는 경우라면 회사에서 기존에 어떤 방식으로 신고했는지 먼저 확인하는 것이 좋다.
퇴사자 상실신고 전 준비할 정보
4대보험 상실신고를 하기 전에 먼저 퇴사자 정보를 정리해두면 신고할 때 훨씬 편하다.
기본적으로 아래 내용은 미리 확인해두는 것이 좋다.
- 근로자 성명
- 주민등록번호
- 입사일
- 퇴사일
- 자격상실일
- 상실 사유
- 마지막 급여
- 해당 연도 보수총액
- 퇴직금 또는 퇴직연금 여부
- 연차 정산 여부
- 이직확인서 필요 여부
막상 신고 화면에 들어가면 생각보다 입력해야 할 항목이 많다.
미리 정리해두지 않으면 급여대장, 근로계약서, 입사서류, 사직서 등을 다시 찾아보게 된다.
나는 퇴사자가 생기면 바로 신고부터 하기보다는, 먼저 필요한 정보를 엑셀이나 메모장에 한 번 정리해두고 진행하는 편이다.
이렇게 해두면 상실신고뿐 아니라 마지막 급여 정산이나 퇴직연금 처리할 때도 다시 자료를 찾는 일이 줄어든다.
퇴사일과 자격상실일 차이
퇴사자 4대보험 상실신고에서 은근히 헷갈리는 부분이 퇴사일과 자격상실일이다.
실무상 퇴사일은 마지막 근무일을 기준으로 보고, 자격상실일은 그 다음 날로 처리하는 경우가 많다.
예를 들어 8월 31일까지 근무하고 퇴사했다면 퇴사일은 8월 31일, 자격상실일은 9월 1일로 보는 식이다.
이 날짜가 잘못 들어가면 보험료 정산이나 자격 처리에 영향을 줄 수 있어서, 퇴사자 상실신고를 하기 전에는 마지막 근무일과 자격상실일을 한 번 더 확인하는 것이 좋다.
상실 사유 입력 시 주의할 점
4대보험 상실신고를 할 때는 상실 사유도 입력해야 한다.
단순 자진퇴사인지, 계약기간 만료인지, 권고사직인지 등에 따라 고용보험 처리나 이직확인서와 연결될 수 있다.
특히 실업급여와 관련될 수 있는 경우에는 상실 사유를 더 신중하게 확인해야 한다.
회사 입장에서도 실제 퇴사 사유와 다르게 신고하면 나중에 문제가 될 수 있으니, 상실 사유는 사직서, 근로계약서, 퇴사 관련 내부 기록 등을 기준으로 정리하는 것이 좋다.
나도 퇴사자 처리를 할 때는 단순히 말로 들은 내용만 보고 처리하기보다는, 사직서나 내부 확인 내용을 기준으로 한 번 더 맞춰보려고 한다.
마지막 급여와 연차 정산 확인
퇴사자 처리는 4대보험 상실신고만 하고 끝나는 일이 아니다.
마지막 급여 정산도 같이 확인해야 한다.
월급제 직원이라면 퇴사일까지 일할 계산이 필요한지 확인해야 하고, 미사용 연차가 있다면 연차수당 정산 여부도 함께 봐야 한다.
반대로 결근, 무급휴가, 중도입사, 중도퇴사 등이 있었다면 급여 계산이 더 복잡해질 수 있다.
작은 회사에서는 이런 내용을 따로 체크하지 않으면 나중에 퇴사자가 문의했을 때 다시 계산해야 하는 일이 생길 수 있다.
그래서 퇴사자 처리 시에는 마지막 급여, 연차, 공제항목까지 한 번에 같이 보는 것이 좋다.
퇴직금 또는 퇴직연금 확인
1년 이상 근무한 직원이라면 퇴직금 또는 퇴직연금 처리도 확인해야 한다.
요즘은 퇴직연금 DC형으로 운영하는 회사도 많아서, 단순히 회사에서 퇴직금을 계산해서 지급하는 방식이 아닐 수도 있다.
퇴직연금에 가입되어 있다면 퇴직연금 사업자 쪽에 퇴사 처리를 해야 하고, 근로자에게 필요한 서류가 있는지도 확인해야 한다.
처음에는 4대보험 상실신고와 퇴직연금 처리를 따로 생각했는데, 실제로는 퇴사자 처리 흐름 안에서 같이 챙겨야 할 일이다.
퇴사자 4대보험 상실신고를 할 때 퇴직금 또는 퇴직연금 대상자인지도 같이 확인해두면 나중에 빠지는 일이 줄어든다.
이직확인서 필요 여부
퇴사자가 실업급여를 신청할 예정이라면 이직확인서도 확인해야 한다.
모든 퇴사자에게 무조건 바로 작성하는 것은 아니지만, 근로자가 요청하거나 실업급여 신청 과정에서 필요해지는 경우가 있다.
이직확인서에는 이직 사유, 피보험 단위기간, 임금 내역 등이 들어가기 때문에 급하게 작성하려고 하면 시간이 걸릴 수 있다.
특히 급여 내역이나 근무기간이 정확해야 해서, 퇴사자 처리 시 관련 자료를 미리 정리해두면 나중에 훨씬 편하다.
실업급여와 관련될 가능성이 있는 퇴사자라면 상실 사유와 이직확인서 내용을 함께 확인하는 것이 좋다.
퇴사자 4대보험 상실신고 실무 체크리스트
퇴사자 4대보험 상실신고 전에는 아래 내용을 한 번씩 확인해보면 좋다.
- 마지막 근무일 확인
- 퇴사일 확인
- 자격상실일 확인
- 퇴사 사유 확인
- 상실 사유 선택
- 마지막 급여 정산
- 미사용 연차 확인
- 퇴직금 또는 퇴직연금 확인
- 이직확인서 요청 여부 확인
- 신고 후 접수 여부 확인
4대보험 상실신고 자체는 한 번 해보면 아주 어려운 업무는 아니다.
다만 신고 자체보다 중요한 것은 퇴사자 관련 정보를 정확하게 정리하는 일이다.
특히 작은 회사에서는 퇴사자 한 명이 생겨도 챙길 일이 꽤 많다.
4대보험 상실신고만 따로 볼 것이 아니라 급여 정산, 연차 정산, 퇴직연금, 이직확인서까지 같이 묶어서 확인하는 것이 실무상 훨씬 깔끔하다.
마무리
퇴사자 4대보험 상실신고는 경리나 관리 담당자가 자주 마주치는 업무 중 하나다.
처음에는 어렵게 느껴질 수 있지만, 필요한 정보를 미리 정리해두면 순서대로 처리할 수 있다.
다만 회사마다 급여 방식, 퇴직연금 가입 여부, 근로계약 내용, 퇴사 사유가 다를 수 있기 때문에 실제 신고 전에는 회사 상황에 맞게 다시 확인하는 것이 좋다.
나도 아직 새로운 케이스가 생기면 다시 찾아보고 확인하면서 처리한다.
그래서 이런 실무 내용은 한 번 정리해두면 나중에 비슷한 업무를 할 때 다시 보기 좋다.
오늘은 퇴사자 4대보험 상실신고 방법과 회사에서 준비해야 할 정보를 정리해봤다.
다음에는 퇴사자 처리 시 같이 확인해야 하는 마지막 급여 정산이나 퇴직연금 처리도 따로 정리해보려고 한다.
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